Traitement des factures
Ingénierie de détail - Fonction achats

La fonction achats, très importante dans le bon déroulement de la réalisation d’un projet, ne relève ni des sciences exactes, ni des sciences dites expérimentales ; elle rassemble une masse d’éléments commerciaux, juridiques, techniques cimentés par un bon sens permanent et une claire définition des buts à atteindre. Comme nous le verrons, il n’existe aucune recette miracle pour faire de bons achats ou pour transformer un bon ingénieur en bon acheteur.

La fonction achats dans l’ingénierie (pour les définitions, se reporter à l’article Ingénierie de base Ingénierie de base du présent traité) est quasiment à l’opposé de la fonction achats en production ou en entretien.

La première doit résoudre des problèmes souvent uniques pour acquérir des équipements particuliers qui ne seront achetés qu’une fois. Ces équipements demandent souvent de longs délais de fabrication, nécessitent des études spécifiques approfondies et justifient, pour leur installation et leur mise en service, l’intervention de nombreux corps de métiers.

À l’inverse la seconde a pour mission d’acheter des matières et des produits répétitifs entrant dans des ensembles fabriqués soit en série, soit en nombre. Ses objectifs permettent essentiellement à la société fabricante de vivre avec le stock le plus réduit possible et d’obtenir les prix de revient de matières et de produits les plus bas possibles en assurant cependant une qualité certaine.

Nous n’aborderons pas ici le cas des projets clé en main qui justifierait, à lui seul, un important chapitre pour examiner en détail les modalités de réalisation d’un contrat dont la finalité consiste, pour le client, à transférer à l’ingénierie ou à l’ensemblier la totalité des risques techniques et financiers alors que la valeur ajoutée propre de ces derniers varie généralement de 15 à 30 % du montant de l’investissement.

Nous n’examinerons pas non plus l’aspect propre aux marchés publics lancés sous forme d’adjudication. Cette pratique, que la loi sur l’ingénierie tend à modérer, suppose que lors de l’ouverture des plis toutes les données de la comparaison sont identiques à l’exception des prix, ce qui n’est jamais exact et ouvre la porte à bien des conflits dès la signature du contrat. De même, le choix fondé sur l’entreprise la moins disante s’est avéré dans de très nombreux cas une source inépuisable de réclamations. Ces méthodes, enfin, empêchent souvent les ingénieurs chargés du contrôle du projet de jouer pleinement leur rôle de conseil, d’arbitre et de techniciens réellement qualifiés pour choisir parmi les diverses solutions proposées.

Dans tous les types de projets industriels réalisés en ingénierie classique, les achats ont à faire face à une grande variété de cas : achat de matériels sur catalogue, de matériels étudiés spécifiquement pour le projet, de sous-ensembles ayant une fonction précise à remplir avec des contraintes techniques, d’ensembles électromécaniques devant assurer une production donnée, de complexes d’automatisation et d’informatique assurant une fonction de commande de machines ou d’information des responsables de production, de travaux à exécuter sur le site, d’opérations de montage à assurer en liaison avec les fournisseurs, de missions de contrôle de toutes sortes, etc.

Cette variété dans la nature des achats est assortie de conditions d’exécution pouvant être très différentes en fonction, par exemple, du partage des études de détail entre l’ingénierie et les sous‐traitants, du degré d’intégration des fabrications et du montage des parties sous‐traitées, etc. Il va de soi que le niveau de responsabilité technique et financière de chaque fournisseur est lié au choix entre les différentes solutions possibles.

Une fois précisée la définition technique du projet, analysées les contraintes particulières d’exécution (problèmes de transport et de levage, procédures spéciales de soudage, etc.), comparées les différentes possibilités d’exécution (notamment la répartition entre fabrication en atelier et fabrication sur site), intégrées les contraintes de financement et de crédit, il est indispensable de définir, avec chaque nouveau client, la politique d’achat du projet.

Pour les projets à l’exportation, c’est aussi le moment où doivent être définies :

• la politique de transport (groupages, affrètements de navires, etc.) ;

• les conditions de financement éventuel, attendu des fournisseurs.

Cette politique d’achat se traduit concrètement par l’élaboration de la liste prévisionnelle des commandes et marchés :

• commandes de matériels et matériaux ;

• contrats de fournitures de sous‐ensembles (le cas échéant rendus montés) ;

• contrats de travaux ;

• contrats de prestations (organismes de contrôle, transit et transport, etc.) ;

• contrats d’études de détail.

C’est à partir de cette politique d’achat que l’on va pouvoir notamment :

• déterminer la liste prévisionnelle des fournisseurs à consulter (au moins pour les postes principaux) ;

• établir les conditions d’achat en précisant bien les éléments spécifiques importants pour le projet considéré.