Silence numérique : droit ou devoir ?

Selon un rapport du Credoc datant de novembre 2013, plus d’un cadre sur deux, ayant un niveau d’études supérieures ou égales à bac+2, utilise les technologies de l’information et de la communication (T.I.C.) à des fins professionnelles en dehors du cadre habituel de travail.

Ces cadres se déclarent plutôt satisfaits de cette possibilité car elle offre plus de souplesse dans la gestion de l’équilibre vie privée/vie professionnel. Enfin, seuls 25 % des actifs réclameraient l’instauration de chartes dans les entreprises pour limiter l’usage des T.I.C. en dehors des lieux et horaires de travail habituels.

La question qui se pose est donc la suivante :

Comment gérer l’usage des T.I.C.  en dehors des horaires de travail pour des motifs professionnels ? Qui doit agir en priorité ? Le cadre où l’entreprise… Ou les deux ?  Réponses.

Le cadre

1) le cadre est compétent dans la gestion de son temps

C’est-à-dire :

• il utilise la planification

• il se fixe et accomplit des objectifs journaliers

• il sait mobiliser ses ressources avec pertinence

• il sait optimiser, à court terme et à long terme, la valeur ajoutée produite

• il sait faire le tri entre les tâches importantes

• il sait résister à la séduction de l’urgent

• il sait dire non

• …

Ce profil de cadre n’a pas besoin de béquilles pour l’aider à avancer. Il fait un usage intelligent de son droit au silence.Toute tentative de réglementation de l’usage des T.I.C serait une mesure pénalisante car elle réduirait ses degrés de libertés… Et probablement sa productivité. Enfin pourquoi faudrait-il empêcher un cadre de faire en 1h30, à l’occasion d’une soirée dominicale par exemple, ce qu’il mettrait probablement plus 3 heures à faire en horaires habituels de travail ? (Rappel : dans son lieu de travail, un cadre est interrompu toutes les quatre minutes en moyenne)

2) Le cadre n’est pas compétent dans l’ingénierie de son temps de travail

C’est-à-dire :

• Il est incapable de choisir entre liberté et responsabilité

• Il est incapable de savoir quelles sont les tâches importantes

• Il confond précision et performance

• Il est incapable de résister à la séduction de l’urgent

• Il est incapable de jeter des mails à la poubelle

• …

Tout comme ceux qui se mettent à ralentir pour pouvoir mieux regarder une scène d’accident de la route, les témoins « malgré-eux » d’événements de leur milieu professionnel adoptent une attitude analogue : ils perdent leur temps (de déconnection). En effet, incapables de résister à la consultation régulière de leurs boites mail ou autres messages du répondeur professionnel ces témoins « fortuits » d’événements contingents, se trouvent ainsi piégés. Ils se sentent obligés de répondre pour résoudre des problèmes qui ne devraient pas les concerner pendant cette période.

Dans ce cas, toute charte, ou règlements supplémentaires, concernant l’usage des T.I.C. en dehors des lieux et horaires habituels de travail n’aura que très peu d’effet… Sauf peut-être celui de soulager le cadre distrait de la désolation stressante de devoir subir, impuissant, l’incessant remplissage de sa boite-tonneau-mail des Danaïdes.

L’entreprise et sa culture (d’après le modèle Circumplex Human Synergistics)

la culture d’entreprise est de forme agressive défensive

Dans ces entreprises, c’est la théorie X qui prévaut. La croyance sous-jacente (des dirigeants surtout) est que l’employé n’aime pas travailler. Il est improductif s’il n’est pas surveillé. Il ne travaille que sous la contrainte, voire la menace. Les tenants de la théorie X se concentrent essentiellement sur la tâche. Ils contraignent, contrôlent, menacent, s’opposent, se préoccupent de multiples détails, pour faire en sorte que les subordonnés fournissent les efforts nécessaires et suffisants à la réalisation des objectifs.

Si les T.I.C permettent de prolonger l’exercice professionnel en dehors des heures de travail habituel, il faut aussi savoir qu’elles sont utilisées à des fins personnelles pendant le temps de travail. Il serait surprenant que toute charte conçue dans ce genre d’organisation ne réclame pas de contrepartie produisant des contraintes supplémentaires. Avec ou sans charte, ce genre d’environnement n’est pas suffisamment bienveillant pour résoudre ce problème de l’usage des T.I.C.

1) La culture d’entreprise est de forme passive défensive

Dans ce genre d’entreprises, c’est surtout la théorie Y qui prime. La théorie Y repose sur le postulat inverse selon lequel l’employé aime travailler. Il a besoin d’autonomie, et sa créativité doit être libérée et suscitée. Mais que faut-il penser de ces entreprises qui prennent la décision de ne plus diriger les emails vers les smartphones d’un panel de 5000 salariés spécifiques entre 18 :00 et 07 :00 ?… Ou de celles qui mettent à disposition une application spécifique « effaceur d’emails » sur les postes informatiques de salariés en vacances (avec avis de l’émetteur l’invitant à s’adresser à un remplaçant)?

N’est-ce pas une manière de déresponsabiliser les salariés, d’affirmer que l’option individuelle de ne pas répondre à un email entre 18 :00 et 07 :00, ou d’effacer tout email reçu pendant la période des vacances, n’est pas une attitude acceptable? A-t-on droit au silence numérique dans une entreprise qui gère cette prérogative à votre place ?

Notons que même si elle se fonde sur de bons sentiments, la charte prend surtout dans ce cas, la forme d’une liste de conseils et autres grands principes dont l’impact sur les comportements est soumis à la discrétion de chacun.

2) La culture d’entreprise est constructive

Une culture constructive tient s’inspire à la fois de la théorie X et de la théorie Y en tirant les employés vers les besoins supérieurs de l’échelle des motivations, les fameux facteurs moteurs d’Herzberg. Ce genre de culture se focalise sur la responsabilité et l’efficacité. Au lieu de se laisser piéger par toute forme de réponse administrative,  l’entreprise constructive investit dans l’éducation des salariés. Au lieu de diluer les énergies dans une tentative inefficace d’éradication de ses symptômes, elle s’efforce d’identifier et de régler le problème de fond. Elle invite les collaborateurs concernés à se concerter pour résoudre eux-mêmes les problèmes liés à l’utilisation des T.I.C. et à trouver, par exemple, des réponses cohérentes aux questions suivantes :

• Comment faire avec les e-mails quand un collaborateur est absent ?

• Comment faire avec les e-mails lorsqu’un collaborateur ne répond pas ?

• Un e-mail peut-il être un outil valable pour le traitement des urgences ?

• Comment accéder à l’information utile au moment propice ?

• Quel coefficient de performance associer au volume d’informations transmis par un collaborateur ?

• …

Conclusion

Quelle que soit la culture, la meilleure garantie contre un usage néfaste des technologies de l’information et la communication repose sur la responsabilité et la compétence des utilisateurs en matière d’ingénierie du temps.

Il est plus simple de se boucher ses propres oreilles que d’exiger que les autres se taisent lorsqu’on ne désire pas écouter….Encore faut-il l’assumer.  

Par Dino Ragazzo

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