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Gérer la documentation

Conception - Bureau d’études

Gérer la documentation

7 séquences 41 étapes 1 outil 20 contenus liés

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1

Identifier et mettre en œuvre les exigences documentaires

Les documents ne sont pas rares dans une entreprise. Cela voudrait-il dire qu’ils sont utiles ? Sont-ils partie intégrante de votre système de management de la qualité ? Quels documents sont exigés par l’ISO 9001 ?

0/6 étapes vues 1 outil 6 contenus liés 1 quiz

2

Rédiger des procédures simples, utiles et efficaces

Parce qu’elles sont désormais considérées comme des informations documentées, il est toujours aussi important de rédiger des procédures efficaces, qui apporteront à ceux auxquels elles sont destinées les informations dont ils ont besoin.

0/6 étapes vues 4 contenus liés 1 quiz

3

Rédiger les modes opératoires : faire simple, utile et efficace

Un mode opératoire doit servir de guide pour la personne qui va l’utiliser. Il décrit de façon détaillée les opérations à réaliser et leurs enchaînements en vue d’obtenir une situation finale souhaitée. Nous allons donc voir dans cette séquence comment créer ou mettre à jour vos instructions de manière simple, utile et efficace.

0/6 étapes vues 3 contenus liés 1 quiz

4

Comprendre la gestion électronique des documents (GED) pour choisir l’outil le mieux adapté

Chaque société doit gérer une multitude de documents, de données et de sources d’informations. La décision de se lancer dans un projet de gestion des flux documentaires devient aujourd’hui incontournable pour toutes les organisations et entreprises, notamment avec l’ère de la transformation numérique.

0/5 étapes vues 1 contenu lié 1 quiz

5

Créer des formulaires pour faciliter et harmoniser les méthodes de travail

Vous êtes chargé de rédiger ou de reprendre des formulaires, Vous ne savez pas comment procéder, quel niveau de détail préciser ou encore quel format adopter ?

0/5 étapes vues 3 contenus liés 1 quiz

6

Conseils pour la rédaction d'un rapport technique efficace

L'efficacité d'un rapport technique s’évalue à travers l’appréhension facile des objectifs et résultats de l'étude menée.

0/7 étapes vues 1 contenu lié 1 quiz

7

Mettre en place une base de données matériaux

La base de données pour les matériaux et procédés d’une organisation est un élément à ne surtout pas négliger lors de la conception d’un produit.

0/6 étapes vues 2 contenus liés 1 quiz

Outils

Gérer la documentation

Check-list des informations documentées exigées

Cet outil présente une check-list des informations documentées exigées par l’ISO9001. Il vous permet de faire votre propre diagnostic au regard des exigences documentaires explicites de la norme.

Contenus liés

Gérer la documentation

FAQ

Le système documentaire doit-il comporter des procédures ?
Depuis la version 2015, il n’existe plus de procédures documentées exigées. Le terme procédure n’est plus présent dans l’ISO 9001. Pour être tout à fait honnête, cela était déjà pratiquement le cas avec la version 2008 de l’ISO 9001 puisque les obligations de procédures ne portaient que sur des procédures de gestion qualité (documentation, audits, actions correctives…) et non sur les activités opérationnelles des entreprises. Cela ne veut pas dire que les procédures sont bannies du système documentaire, mais cela permet plus de latitude quant à la définition du système documentaire : managers et collaborateurs sont invités à réfléchir aux besoins de documents et à décider eux-mêmes de l’importance, de la forme et de l’utilité de les établir.
Le manuel qualité doit-il exister ?
Le manuel qualité n’est plus une exigence de l’ISO 9001. Cependant, il est bienvenu d’avoir un document qui présente le SMQ, son périmètre, ses principes de fonctionnement et la cartographie des processus. Il vous appartient de définir le support de cette information. Cela peut se présenter simplement sur l’intranet de l’entreprise lorsqu’il existe ou sur une plaquette introductive facilement accessible. Il peut être opportun également de prévoir une communication à l’externe, vers vos clients ou parties prenantes portant sur la démarche qualité et son domaine d’application (site internet, plaquette commerciale).
La version 2015 de l’ISO 9001 supprime-t-elle les procédures ?
Oui et non ! Ce qui est sûr, c’est qu’elle supprime l’exigence de procédures. La dénomination disparaît, comme d’ailleurs celle d’enregistrement. L’ISO 9001 parle maintenant d’informations documentées ; l’entreprise doit définir elle-même la documentation opérationnelle dont elle a besoin, d’une part pour fournir des produits et services conformes, d’autre part afin de satisfaire les clients (cela était d’ailleurs déjà le cas en version 2008). Tous ces documents et informations documentées doivent être gérés selon des critères qui n’ont guère changé (vérification, approbation, revue, lisibilité, accessibilité, conservation…).

Bibliographie

  • Guidance on the requirements for Documented Information of ISO 9001:2015 - http://www.iso.org/tc176/sc02/public
  • BRÉCHET (Y.), ASHBY (M. F.), SALVO (L.), Sélection des matériaux et des procédés de mise en œuvre, Éditions Techniques de l’Ingénieur
  • BRÉCHET (Y.), ASHBY (M. F.), LOUCHET (F.), DUPEUX (M.), Choix et usage des matériaux, Éditions Techniques de l’Ingénieur

Glossaire

Document
Support d’information et l’information qu’il contient (Le support peut être papier, magnétique, électronique ou optique, photographie ou échantillon étalon, ou une combinaison de ceux-ci). [ISO 9000:2015 – 3.8.5]
Documentation
Un ensemble de documents est couramment appelé « documentation ».
Enregistrement
Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d’une activité.
Formulaire
Support d’enregistrement.
Information
Données porteuses de sens. [ISO 9000:2015 – 3.8.2]
Information documentée
Information devant être maîtrisée et tenue à jour par un organisme ainsi que le support sur lequel elle figure. Note 1 : les informations documentées peuvent se présenter sous n’importe quel format et sur tous supports et peuvent provenir de toute source. Note 2 : les informations documentées peuvent se rapporter :
  • au système de management, y compris les processus connexes ;
  • aux informations créées en vue du fonctionnement de l’organisme (documentation) ;
  • aux preuves des résultats obtenus (enregistrements).
Note 3 : il s’agit de l’un des termes communs et définitions de base pour les normes de systèmes de management de l’ISO, donnés dans l’Annexe SL du Supplément ISO consolidé aux Directives ISO/IEC, Partie 1.
Mode opératoire
Description détaillée des actions nécessaires à l’obtention d’un résultat.
Procédure
Manière spécifiée d’effectuer une activité.
Processus
Ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie.

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Identifier et mettre en œuvre les exigences documentaires
Rédiger des procédures simples, utiles et efficaces
Rédiger les modes opératoires : faire simple, utile et efficace
Comprendre la gestion électronique des documents (GED) pour choisir l’outil le mieux adapté
Créer des formulaires pour faciliter et harmoniser les méthodes de travail
Conseils pour la rédaction d'un rapport technique efficace
Mettre en place une base de données matériaux

Quiz

Gérer la documentation

Quiz – Identifier et mettre en œuvre les exigences documentaires

Quiz – Rédiger des procédures simples, utiles et efficaces

Quiz – Rédiger les modes opératoires : faire simple, utile et efficace

Quiz – Comprendre la gestion électronique des documents (GED) pour choisir l’outil le mieux adapté

Quiz – Créer des formulaires pour faciliter et harmoniser les méthodes de travail

Quiz – Conseils pour la rédaction d'un rapport technique efficace

Quiz – Mettre en place une base de données matériaux

Outils

Gérer la documentation

Check-list des informations documentées exigées

Cet outil présente une check-list des informations documentées exigées par l’ISO9001. Il vous permet de faire votre propre diagnostic au regard des exigences documentaires explicites de la norme.

Contenus liés

Gérer la documentation

FAQ

Le système documentaire doit-il comporter des procédures ?
Depuis la version 2015, il n’existe plus de procédures documentées exigées. Le terme procédure n’est plus présent dans l’ISO 9001. Pour être tout à fait honnête, cela était déjà pratiquement le cas avec la version 2008 de l’ISO 9001 puisque les obligations de procédures ne portaient que sur des procédures de gestion qualité (documentation, audits, actions correctives…) et non sur les activités opérationnelles des entreprises. Cela ne veut pas dire que les procédures sont bannies du système documentaire, mais cela permet plus de latitude quant à la définition du système documentaire : managers et collaborateurs sont invités à réfléchir aux besoins de documents et à décider eux-mêmes de l’importance, de la forme et de l’utilité de les établir.
Le manuel qualité doit-il exister ?
Le manuel qualité n’est plus une exigence de l’ISO 9001. Cependant, il est bienvenu d’avoir un document qui présente le SMQ, son périmètre, ses principes de fonctionnement et la cartographie des processus. Il vous appartient de définir le support de cette information. Cela peut se présenter simplement sur l’intranet de l’entreprise lorsqu’il existe ou sur une plaquette introductive facilement accessible. Il peut être opportun également de prévoir une communication à l’externe, vers vos clients ou parties prenantes portant sur la démarche qualité et son domaine d’application (site internet, plaquette commerciale).
La version 2015 de l’ISO 9001 supprime-t-elle les procédures ?
Oui et non ! Ce qui est sûr, c’est qu’elle supprime l’exigence de procédures. La dénomination disparaît, comme d’ailleurs celle d’enregistrement. L’ISO 9001 parle maintenant d’informations documentées ; l’entreprise doit définir elle-même la documentation opérationnelle dont elle a besoin, d’une part pour fournir des produits et services conformes, d’autre part afin de satisfaire les clients (cela était d’ailleurs déjà le cas en version 2008). Tous ces documents et informations documentées doivent être gérés selon des critères qui n’ont guère changé (vérification, approbation, revue, lisibilité, accessibilité, conservation…).

Normalisation

  • ISO 9001:2015 – Systèmes de management de la qualité - Exigences
  • ISO 9000:2015 – Systèmes de management de la qualité - Principes essentiels et vocabulaire

Bibliographie

  • Guidance on the requirements for Documented Information of ISO 9001:2015 - http://www.iso.org/tc176/sc02/public
  • BRÉCHET (Y.), ASHBY (M. F.), SALVO (L.), Sélection des matériaux et des procédés de mise en œuvre, Éditions Techniques de l’Ingénieur
  • BRÉCHET (Y.), ASHBY (M. F.), LOUCHET (F.), DUPEUX (M.), Choix et usage des matériaux, Éditions Techniques de l’Ingénieur

Abréviations et sigles

SMQ : système de management de la qualité

Glossaire

Document
Support d’information et l’information qu’il contient (Le support peut être papier, magnétique, électronique ou optique, photographie ou échantillon étalon, ou une combinaison de ceux-ci). [ISO 9000:2015 – 3.8.5]
Documentation
Un ensemble de documents est couramment appelé « documentation ».
Enregistrement
Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d’une activité.
Formulaire
Support d’enregistrement.
Information
Données porteuses de sens. [ISO 9000:2015 – 3.8.2]
Information documentée
Information devant être maîtrisée et tenue à jour par un organisme ainsi que le support sur lequel elle figure. Note 1 : les informations documentées peuvent se présenter sous n’importe quel format et sur tous supports et peuvent provenir de toute source. Note 2 : les informations documentées peuvent se rapporter :
  • au système de management, y compris les processus connexes ;
  • aux informations créées en vue du fonctionnement de l’organisme (documentation) ;
  • aux preuves des résultats obtenus (enregistrements).
Note 3 : il s’agit de l’un des termes communs et définitions de base pour les normes de systèmes de management de l’ISO, donnés dans l’Annexe SL du Supplément ISO consolidé aux Directives ISO/IEC, Partie 1.
Mode opératoire
Description détaillée des actions nécessaires à l’obtention d’un résultat.
Procédure
Manière spécifiée d’effectuer une activité.
Processus
Ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie.

FAQ

Le système documentaire doit-il comporter des procédures ?
Depuis la version 2015, il n’existe plus de procédures documentées exigées. Le terme procédure n’est plus présent dans l’ISO 9001. Pour être tout à fait honnête, cela était déjà pratiquement le cas avec la version 2008 de l’ISO 9001 puisque les obligations de procédures ne portaient que sur des procédures de gestion qualité (documentation, audits, actions correctives…) et non sur les activités opérationnelles des entreprises. Cela ne veut pas dire que les procédures sont bannies du système documentaire, mais cela permet plus de latitude quant à la définition du système documentaire : managers et collaborateurs sont invités à réfléchir aux besoins de documents et à décider eux-mêmes de l’importance, de la forme et de l’utilité de les établir.
Le manuel qualité doit-il exister ?
Le manuel qualité n’est plus une exigence de l’ISO 9001. Cependant, il est bienvenu d’avoir un document qui présente le SMQ, son périmètre, ses principes de fonctionnement et la cartographie des processus. Il vous appartient de définir le support de cette information. Cela peut se présenter simplement sur l’intranet de l’entreprise lorsqu’il existe ou sur une plaquette introductive facilement accessible. Il peut être opportun également de prévoir une communication à l’externe, vers vos clients ou parties prenantes portant sur la démarche qualité et son domaine d’application (site internet, plaquette commerciale).

Bibliographie

Guidance on the requirements for Documented Information of ISO 9001:2015 - http://www.iso.org/tc176/sc02/public

Glossaire

Document
Support d’information et l’information qu’il contient (Le support peut être papier, magnétique, électronique ou optique, photographie ou échantillon étalon, ou une combinaison de ceux-ci). [ISO 9000:2015 – 3.8.5]
Documentation
Un ensemble de documents est couramment appelé « documentation ».
Information
Données porteuses de sens. [ISO 9000:2015 – 3.8.2]
Information documentée
Information devant être maîtrisée et tenue à jour par un organisme ainsi que le support sur lequel elle figure. Note 1 : les informations documentées peuvent se présenter sous n’importe quel format et sur tous supports et peuvent provenir de toute source. Note 2 : les informations documentées peuvent se rapporter :
  • au système de management, y compris les processus connexes ;
  • aux informations créées en vue du fonctionnement de l’organisme (documentation) ;
  • aux preuves des résultats obtenus (enregistrements).
Note 3 : il s’agit de l’un des termes communs et définitions de base pour les normes de systèmes de management de l’ISO, donnés dans l’Annexe SL du Supplément ISO consolidé aux Directives ISO/IEC, Partie 1. [ISO 9000:2015 – 3.8.6]

FAQ

La version 2015 de l’ISO 9001 supprime-t-elle les procédures ?
Oui et non ! Ce qui est sûr, c’est qu’elle supprime l’exigence de procédures. La dénomination disparaît, comme d’ailleurs celle d’enregistrement. L’ISO 9001 parle maintenant d’informations documentées ; l’entreprise doit définir elle-même la documentation opérationnelle dont elle a besoin, d’une part pour fournir des produits et services conformes, d’autre part afin de satisfaire les clients (cela était d’ailleurs déjà le cas en version 2008). Tous ces documents et informations documentées doivent être gérés selon des critères qui n’ont guère changé (vérification, approbation, revue, lisibilité, accessibilité, conservation…).

Normalisation

  • ISO 9000:2015 – Systèmes de management de la qualité – Principes essentiels et vocabulaire
  • ISO 9001:2015 - Systèmes de management de la qualité – Exigences

Glossaire

Mode opératoire
Description détaillée des actions nécessaires à l’obtention d’un résultat.
Procédure
Manière spécifiée d’effectuer une activité.
Processus
Ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie.

Normalisation

ISO 9001:2015 – Chapitre 7.5 Informations documentées

Glossaire

Mode opératoire
Description d’une tâche ou d’une action constituée d’une succession d’étapes indissociables dans un même intervalle de temps et avec un objectif prédéterminé.

Normalisation

  • ISO 9001:2015
  • ISO 9000:2015

Glossaire

Document
Support d’information et l’information qu’il contient.
Enregistrement
Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d’une activité.
Formulaire
Support d’enregistrement.

Bibliographie

  • BRÉCHET (Y.), ASHBY (M. F.), SALVO (L.), Sélection des matériaux et des procédés de mise en œuvre, Traité des matériaux T20, Éditions Techniques de l’Ingénieur
  • BRÉCHET (Y.), ASHBY (M. F.), LOUCHET (F.), DUPEUX (M.), Choix et usage des matériaux, T5100, Éditions Techniques de l’Ingénieur

Version PDF

Identifier et mettre en œuvre les exigences documentaires
Rédiger des procédures simples, utiles et efficaces
Rédiger les modes opératoires : faire simple, utile et efficace
Comprendre la gestion électronique des documents (GED) pour choisir l’outil le mieux adapté
Créer des formulaires pour faciliter et harmoniser les méthodes de travail
Conseils pour la rédaction d'un rapport technique efficace
Mettre en place une base de données matériaux
 
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