Piloter une cellule de veille technologique

Piloter une cellule de veille technologique passe par un état des lieux circonstancié, c’est-à-dire l’identification du marché interne, tant en matière de besoins exprimés aux différents niveaux (opérationnel, tactique et stratégique) qu’en matière de produits et services concurrents, de positionnement de l’offre, ou encore de valeur ajoutée.

Il est recommandé de procéder par un ensemble d’entretiens ouverts auprès de différents publics représentatifs de l’activité de veille, à savoir les clients, les demandeurs et donneurs d’ordre, et les offreurs. Le marché est entendu ici comme étant le marché actuel et futur.

L’objectif est d’identifier les pratiques actuelles, les problèmes rencontrés, ainsi que les attentes. Ces dernières concernent plus particulièrement :

• la qualité des traitements des données reçues ;
• le type de solutions qu’il est nécessaire d’apporter aux problèmes rencontrés ;
• les modalités envisageables de collaboration entre les différentes entités.

L’état des lieux permet donc de dresser l’ensemble des offres documentaires ou d’informations existantes : revue de presse, revue documentaire, dossier, lettre de veille, lettre d’information… et faire la correspondance avec les publics cibles destinataires ainsi que les domaines couverts.

Le diagnostic va permettre la mise en perspective des éléments de l’état des lieux en fonction des ressources disponibles et de la volonté de la maîtrise d’ouvrage et de la maîtrise d’œuvre pour organiser au mieux l’activité de veille. Il s’agit en effet de déterminer les forces et les faiblesses de la cellule de veille, ainsi que les opportunités qui se présentent dans un futur proche comme, par exemple, un changement de direction ; l’objectif étant de renforcer les atouts de la cellule et de profiter des opportunités pour pouvoir remédier aux faiblesses.

Exemple : le manque d’effectif peut être considéré comme une faiblesse, à laquelle une collaboration avec d’autres entités ouvertes à la mise en place d’activités de veille peut être considérée comme solution.

Par ailleurs, le diagnostic va permettre de déterminer les compétences actuelles à renforcer et celles qui seront nécessaires d’intégrer à l’équipe de la cellule de veille, notamment pour valoriser au mieux ses prestations de services.

Exemple : il arrive qu’il manque à la cellule de veille des profils spécialisés en matière de communication externe, d’animation de groupes ou encore des profils plutôt analytiques.

Un rapport consolidé permet de restituer l’ensemble des résultats de l’état des lieux ainsi que du diagnostic en prenant en compte le contexte de la mise en œuvre et en proposant un plan d’action. Il est possible aussi d’intégrer une proposition de budget prévisionnel dans ce même rapport, ainsi que des fiches de postes prévisionnelles pour des profils à recruter en interne.

À travers le diagnostic ainsi que des négociations avec les entités dirigeantes, il est possible d’envisager  trois scénarios complémentaires en termes de positionnement de la cellule de veille. La prestation de services Le premier scénario concerne la fourniture de prestations documentaires d...

Le plan d’action annuel de la cellule de veille va concerner trois niveaux d’intervention. D’abord, il s’agit de dresser l’ensemble des activités prévisionnelles en matière de recherche d’information ponctuelle, de veille à mener, ainsi que d’études à conduire. Pour chacune de ses activités-là il s’...

Pour avoir une vision globale, la cellule de veille dispose d’un budget prévisionnel qui peut être dressé en prenant en considération plusieurs postes de coûts : les coûts relatifs aux outils logiciels, c’est-à-dire les licences, abonnements, maintenances et mises à jour ; les coûts rel...

La valorisation de l’activité va viser, par exemple, les indicateurs de retour sur investissement notamment en matière de budgets économisés et de rapidité d’exécution après l’acquisition d’une plate-forme de veille. Les économies peuvent aussi concerner l’internalisation de certaines prestations. P...