Animer un dispositif de veille collaborative

Le coordinateur du dispositif va devoir identifier l’ensemble des pratiques à la fois individuelles et collectives qui se trouvent au niveau d’une direction, de plusieurs directions, départements ou services, ou encore au sein de l’ensemble de la structure. Cela dépend notamment de l’envergure du dispositif en place.

Au-delà des pratiques, il s’agit aussi d’identifier les outils mobilisés, les cadres et méthodes de travail, les productions qui sont faites par l’ensemble des parties prenantes en termes de livrables ou de services.

Par ailleurs, préciser la nature des demandes, et lister les attentes et besoins individuels et collectifs, qu’ils soient ponctuels ou récurrents, va permettre d’identifier les zones de recoupement et les possibilités de mutualisation à envisager.

Il s’agit aussi d’identifier la contribution de chaque partie prenante dans le temps, et notamment celle des services documentaires et des entités métier.

À l’aide de la liste des acteurs identifiés, il est alors possible de dresser une cartographie des parties prenantes avec leurs relations respectives.

La cartographie permet de visualiser l’intervention et le rôle de chaque partie prenante en termes de fourniture de prestations, de demandes métier, ou encore à travers des activités clés comme l’animation, l’analyse, la coordination, la validation et l’approbation de certaines décisions…

Enfin, il s’agit de partager cet état des lieux avec l’ensemble des acteurs du dispositif collaboratif pour s’accorder sur sa portée et, éventuellement, ses limites et valider sa fidélité par rapport à la situation actuelle.

Après avoir dressé cet état des lieux puis la cartographie d’acteurs, il s’agit de se projeter, selon une perspective d’un à trois ans, pour identifier de manière collective quel serait, à terme, le dispositif cible souhaité ou idéal. L’exercice implique la participation des représentants de la dire...

La mobilisation des collaborateurs au dispositif passe notamment par un échange régulier avec les managers d’équipe ainsi que les directeurs qui peuvent proposer certains profils. Il est possible aussi de passer par une approche plus volontariste dans une logique « bac à sable » en donnant...

L’animation du dispositif s’appuie principalement sur le plan d’action qui a été défini à partir de la projection collective. L’animateur va également mobiliser un certain nombre d’outils de travail et de méthodes d’animation qui vont permettre notamment de garder la dynamique collective présente, e...

La valorisation passe par la mesure de la réussite des actions mises en œuvre. Il s’agit notamment de mesurer et évaluer la participation collective ainsi que la participation individuelle dans le cadre de ce dispositif. Il est aussi important de mesurer la correspondance et la réussite entre les ac...