Rédiger des procédures simples, utiles et efficaces

Les procédures ont contribué à donner une mauvaise image du système de management de la qualité : trop rigide, trop administratif, trop lourd… Bonne nouvelle, elles disparaissent dans la version 2015 de l’IS0 9001 ! Ne vous réjouissez pas, c’est juste une question de vocabulaire…

Jusqu’à la version 2008, la norme ISO 9001 imposait six procédures obligatoires, toutes relatives à la gestion de la qualité. La version 2015 a supprimé cette exigence et il revient maintenant à l’entreprise de définir quelles procédures sont nécessaires ou non à son bon fonctionnement.

Si votre entreprise n’est pas encore certifiée, il vous faudra donc identifier les procédures à créer. Si elle l’est déjà, ne jetez pas vos procédures avec l’eau du bain ! Profitez du passage à la nouvelle version pour revoir votre documentation. Que vous soyez dans l’un ou l’autre cas, il convient de vous poser d’abord quelques questions à propos de l’activité à décrire.

• Est-elle complexe ?
• Est-elle réalisée rarement ?
• Y a-t-il un turnover important parmi les acteurs de l’activité ?
• Doit-elle être standardisée ?
• L’absence de procédure présente-t-elle des risques pour l’atteinte des objectifs et/ou le respect des exigences du système de management (conformité du produit, prévention des pollutions, santé et sécurité des travailleurs… suivant le système concerné) ?

Si vous répondez oui à une de ces questions, la création d’une procédure est pertinente. Sinon, vous pouvez décider de ne pas écrire de procédures pour cette activité ou ce groupe d’activités.

En ce qui concerne une procédure existante, en plus des questions ci-dessus, vous devez vérifier si la procédure est utile et utilisée. Si la réponse est non, vous pouvez la supprimer. Dans le cas contraire, la procédure doit être revue si la réponse à au moins une des questions suivantes est non :

• Le contenu est-il exact ?
• Le contenu est-il complet (nécessaire et suffisant) ?
• La procédure est-elle compatible avec les autres documents existants ?
• Sa mise en œuvre est-elle contrôlable ?

Vous avez maintenant identifié les procédures à créer, à supprimer ou à revoir, il s’agit désormais de préciser leur contenu.