Construire un système documentaire qualité

Il est donc, avant toute chose, utile d’identifier l’ensemble des types de documents utilisés dans l’entreprise. Pour cela, vous pouvez en faire un inventaire selon leur catégorie.

Les documents d’organisation interne

Cette notion rassemble les notes d’organisation, objectifs, organigramme, outils de suivi, procédures, instructions, nécessaires pour structurer et faciliter l’interaction ou l’activité propre de chacun des services/processus afin de garantir aux clients la fourniture d’un produit ou prestation répondant à ses besoins.

Les documents techniques internes

Clés de voûte des activités de votre entreprise, dossiers d’études, plans, gammes de fabrication, gammes de contrôle, normes, plans de maintenance ; ces documents sont ceux sur lesquels s’appuient vos collègues pour assurer leurs missions, capitaliser le savoir d’équipes et ainsi en faciliter la transmission.

Notez que ce type de documentation concentre tout le savoir-faire de votre organisation. Elle fonctionne donc de concert avec la précédente catégorie, qui elle, vous permet de structurer l’organisation et les flux de ces savoirs.

Les documents des parties prenantes externes à caractère contractuel

Expressions de besoins, contrats, spécifications techniques et commerciales, plans qualité, devis, factures, échanges de mails… sont d’une importance vitale pour la pérennité de l’entreprise. En effet, sans contrats, pas d’entreprise ! C’est pourquoi il est nécessaire de gérer et conserver toutes les données permettant de s’assurer de la conception et livraison d’un bien ou prestation répondant aux exigences du client. Et comme une entreprise est bien souvent le client d’une autre, la gestion des documents de liaison avec ses fournisseurs revêt le même caractère d’importance.

Les documents des parties prenantes externes à caractère légal ou autres

Une entreprise peut être soumise à des dispositions réglementaires plus ou moins contraignantes qui détermineront le niveau d’implication des autorités publiques quant au suivi nécessaire. Elle peut aussi souhaiter gérer les documents qu’elle échange avec son environnement (voisinage, association, écosystème, exigences groupe, fédération d’activités, syndicats, etc.). Ceci implique qu’outre le suivi des évolutions des textes qui lui sont applicables, ses échanges avec les autorités, le voisinage, les associations et autres se doivent aussi d’être gérés, ne serait-ce que pour faciliter et entretenir sa responsabilité sociétale.

Sachez que les référentiels ou normes (ISO 9001, 14001, CMMi), lorsque l’on fait le choix d’en suivre les prescriptions, convergent en matière de maîtrise documentaire. Une architecture documentaire répondant aux besoins d’une entreprise industrielle et aux exigences de ces référentiels est fournie en exemple.

Dans ce cadre, vous pourrez poser un certain nombre de règles qui peuvent s’énoncer de la manière suivante :

• procédure de maîtrise des documents (règles générales de gestion des documents internes et externes, gestion des enregistrements) ;
• procédure de veille réglementaire (législation, accords collectifs, normes).

Pensez à la gestion des versions de l’ensemble de vos documents (internes et externes).

Par ailleurs, la mise en place d’une gestion de configuration peut s’avérer utile surtout lorsque le cœur de l’activité présente un caractère évolutif fort.