Gestion électronique des documents
Documents numériques - Introduction

Les techniques informatiques contribuent, depuis de très nombreuses années, à la conception et à la production de documents. C’est le cas des livres et des journaux, pour les secteurs de l’imprimerie et de la presse, et des documents d’une très grande diversité, issus de la bureautique et présents dans toutes les entreprises et les organisations.

Ces techniques contribuent à la saisie, la composition, le stockage, l’impression, la « restitution » sur papier et par affichage sur écran, la diffusion, etc., des documents. Elles interviennent pour constituer les grandes étapes fonctionnelles d’un processus qualifiable d’éditorial, allant de ou des auteurs vers les lecteurs.

Depuis quelques années, ces mêmes techniques permettent de ne plus considérer uniquement la forme visible des documents (leur image imprimée par exemple) mais leur représentation par des modèles. Elles conduisent à rendre virtuels les documents et à en faire des instances de bases documentaires. Dans cette dynamique, un document est devenu un objet informatique.

Les bases documentaires doivent être perçues comme des lieux de gestion de l’information où celle-ci est représentée par des ensembles de granules − texte, graphique, image, son, vidéo − liés entre eux, de sorte qu’un ensemble de granules a un sens pour le lecteur. Dans cette perspective un document − dictionnaire, documentation technique, encyclopédie − est un assemblage de structures arborescentes élémentaires qui sont issues, par filtrage, des bases documentaires. À un niveau plus élevé, une bibliothèque relève de ce même mécanisme. Les catalogues de ces dernières constituent les liens évoqués plus haut, au niveau des documents eux-mêmes. Ils permettent d’établir des liens thématiques, des relations chronologiques, des filiations et des pointages vers les lieux de rangement par exemple, et constituent une métastructure.

Plus récemment encore, mais cette fois avec l’avènement de l’Internet, et plus exactement le développement spectaculaire des services en ligne qu’il permet, les documents électroniques deviennent, non pas seulement des points de passage obligés de toute transaction électronique, mais la « substitution de l’écrit ». Commercer sur le Web, assurer des transactions financières, mettre à disposition de l’information grand public ou professionnelle sous forme de catalogues, par exemple, faire de même avec des bons de commandes, etc., nécessitent à la fois une perception nouvelle du concept de document, des outils de gestion et de manipulation capables d’agir sur des systèmes répartis et enfin des conventions, ou mieux encore des normes de représentation qui n’entravent pas la mondialisation des échanges.