Aujourd’hui chacun est peu ou prou chef de projet : le travail du lendemain est vraisemblablement inédit, de même que les personnes avec qui vous allez interagir dans la semaine à venir ; vous êtes impliqué dans plusieurs efforts temporaires plus ou moins bien définis sur lesquels il faut mettre des priorités. Que dire si vous devez – vrai travail de chef de projet – définir les activités nécessaires à l’obtention du résultat attendu, choisir celles que vous allez suivre, mobiliser les ressources qui vont s’en charger et obtenir leur engagement sur les jalons, les incertitudes et les engagements de chacun ?

Cette fiche pratique se concentre sur la construction d’un planning à partir des données recueillies auprès des acteurs du projet (« project scheduling »). Elle ne traite pas des aspects de la planification tactique ou stratégique (« project planning »), mais s’efforce de guider les chefs de projet occasionnels ou en charge de projets simples sur l’aide apportée par les cartes heuristiques ou « mind mapping ». À ceux qui n’ont ni la licence ni le besoin d’utiliser des logiciels, cette fiche donne des repères pour construire le réseau des acteurs d’un projet, en particulier lors de son montage, avec la carte heuristique. En partant d’un exemple, elle montre toute l’importance de l’identification des liens et des corrélations entre acteurs pour la maîtrise de la communication et le « marketing » du projet.

L’adoption du management de projet au-delà des domaines classiques du pétrole, de la construction (bâtiment, nucléaire, etc.), de la défense ou de l’aéronautique, a fait que chacun devient chef de projet avec l’obligation d’équilibrer des exigences concurrentes ou contradictoires, de convaincre un réseau d’acteurs et de décideurs changeants, de mobiliser vers le changement positif espéré (cf. « Utiliser des cartes heuristiques en management de projet »).

Par ailleurs, le « management des parties prenantes » est mis en exergue par la récente norme ISO 21500:2012. Le Project Management Institute a aussitôt emboîté le pas (cf. 5^e édition du PMBoK^®). Bien que nous préférions le terme « d’acteurs » qui prend davantage en compte la capacité décisionnaire de l’individu ou du groupe (cf. glossaire), nous adopterons ici le même vocable.

La carte heuristique rend accessible au plus grand nombre les fonctionnalités d’outils historiquement assez onéreux qui permettent d’identifier les parties prenantes et d’en gérer l’implication.

Cette fiche pratique donne des repères pour construire le réseau des acteurs d’un projet, en particulier lors de son montage, avec la carte heuristique. En partant d’un exemple, elle montre toute l’importance de l’identification des liens et des corrélations entre acteurs pour la maîtrise de la communication et le « marketing » du projet.

La carte heuristique (CH) ou carte cognitive ou mindmap en anglais est une représentation arborescente cartographique 2D qui vise à structurer ou à faire partager une idée et à l’enrichir au fil du temps en suggérant des approches multidimensionnelles. Elle décrit cette réalité de façon quasi statique à l’aide d’objets détectables par l’ouïe et la vue : une photo à l’instant t, qui peut être enrichie et dont on garde la trajectoire si besoin est. Elle autorise les relations multiples entre objets, les icônes signalétiques, etc. : elle est donc très utile dans les tâches de créativité et d’organisation, seul ou en groupe. Mais, comme dit en programmation neurolinguistique (PNL), « la carte n’est pas le territoire » : la CH ne remplace pas la confrontation à la réalité et à l’approche terrain.

Demain verra peut-être des outils intégrant aussi l’odorat, le toucher et le goût… à l’instar des grands magasins ?

Cette fiche pratique donne des points de repère sur les apports les plus courants des cartes heuristiques, à la fois dans le domaine de l’efficacité personnelle et dans celui du fonctionnement en équipe projet, en faisant la distinction entre fonctionnalités innovantes et fonctionnalités de compatibilité avec des outils tels que le diagramme de Gantt.

Lorsque l’Institut pour la sûreté de fonctionnement est devenu l’Institut pour la maîtrise des risques (IMDR), il y a eu discussion pour savoir si l’on pouvait vraiment « maîtriser les risques », compte tenu de leur caractère souvent imprévisible.

Approche simple et pratique : on ne peut évidemment pas contrôler le futur de systèmes technico-humains, compte tenu du libre arbitre, de l’effet papillon et autres notions de ce type. Au mieux, on maîtrise un risque (négatif) comme on maîtrise un cheval ou un félin :

• nous avons la connaissance et les moyens nécessaires pour nous rendre compte à temps de tout comportement « anormal » : observation et symptôme sont les maîtres mots ;
• l’environnement dans lequel évolue le système dompteur-cavalier/animal est soit partiellement contrôlable, soit contraint (une cage, un manège, un respect de l’autorité, etc.).

En projet, l’emploi de « maîtrise » est adapté : in fine, les acteurs s’intéresseront davantage aux bénéfices attendus de la prise de risque qu’à la couverture nécessaire des dangers potentiels.

Cette fiche pratique sur le processus de management du risque le plus important pour un chef de projet rappelle les éléments essentiels à mettre en place ainsi que les exigences minimales vis-à-vis des acteurs du risque. Elle considère les risques menaces autant que les risques opportunités : pas de projet sans prise de risque.

La gestion du risque projet fait l’objet depuis le début des années 2000 d’une attention particulière des référentiels de management de projet et des organisations. Pour autant, sa nature, son périmètre, les parties prenantes indispensables et optionnelles, ses relations avec d’autres dimensions du management du risque comme la sûreté de fonctionnement (SdF) sont souvent floues. En particulier, le caractère offensif (gestion des opportunités et prise de risque), la déclinaison particulière à un projet donné de recommandations génériques (risk policy) propres à l’organisation et l’adéquation des outils au contexte ainsi que l’efficacité opérationnelle des réponses possibles sont trop de points faibles dans la pratique du management du risque projet.

Cette fiche pratique donne des clés de clarification et des pistes pour la définition du plan de management des risques et opportunités d’un projet.

« On ne connaît bien que ce que l’on mesure » se dit avec justesse l’ingénieur. En matière de risque et d’opportunité, il sera bien inspiré de se rappeler ses cours sur le sujet :

• Dispose-t-il d’un « mètre étalon » visible et compris par tous ?
• Les qualités (couleurs, odeurs : « ça sent le pourri »), les quantités (%, €, cotations sur des échelles au sens de Richter ou Beaufort) et les opérateurs (+, x) utilisés bénéficient-ils des propriétés de commutativité, d’associativité ou de distributivité ?

Force lui sera de constater que les méthodes déployées en pratique dans son organisation pour estimer puis évaluer (comparer à des seuils à fin de priorisation) apportent des réponses souvent négatives.

Cette fiche pratique donne des points de repère sur les méthodes courantes d’évaluation de risques individuels, et surtout sur l’appréhension de l’intérêt ou de la dangerosité de groupements des risques et opportunités homogènes. Il est important que l’utilisateur en connaisse la portée.

Le plan de management du risque (PMR) clarifie, en s’appuyant sur la politique de l’organisme en matière de risques et opportunités :

• les limites de périmètre et la gestion des interfaces entre hygiène-sécurité-environnement (HSE), sûreté de fonctionnement (SdF) et dérives de coûts, délais ou autres performances ;
• les acteurs de l’analyse et du traitement des risques et opportunités (R&O) compte tenu de la structuration du projet et des phases définies pour en faciliter le pilotage ;
• les techniques et outils à utiliser par lesdits acteurs en fonction des phases et des thèmes ;
• la gestion des interfaces entre les acteurs du management du risque projet (MRP), soit par des réunions de consolidation, soit par des systèmes de cotation pondérée, soit par de la modélisation ou par un mélange de ces approches.

Cette fiche pratique donne, sur la base d’un exemple, une procédure de génération en équipe du plan de management des risques et opportunités d’un projet