Un outil de gestion commun au pour les coopératives agricoles en Bretagne

Se doter d’un outil de gestion des achats, des ventes, des stocks et de la logistique répondant précisément aux contraintes sectorielles du monde agricole et à l’éclatement géographique de coopératives rassemblant 12 000 producteurs, tel fut le défi que Caliance a su relever grâce à l’outil Nathalie Apports. Présentation.

Situé dans l’Ouest de la France, Caliance est un groupement de coopératives agricoles rassemblant quelques 12 000 producteurs pour un volume de production annuel compris entre 1,3 et 1,5 millions de tonnes. Il couvre la collecte et la commercialisation des récoltes (pôle céréale), mais également l’achat et la mise au marché des fournitures agricoles (pôle Agri-fourniture). Michel Le Friant, responsable du Pôle Céréales, a eu pour mission de structurer la gestion informatique de toutes les fonctions administratives et commerciales générées par l’activité de Caliance. Parmi les défis à relever sur ce projet, il a identifié trois priorités :

intégrer la nouvelle solution sans interrompre le cycle économique de la filière (collecte, stockage et vente) ;
disposer d’information fiables personnalisées et en temps réel sur les contributions en terme de stock des différents adhérents ;
trouver d’une solution facile à intégrer au système d’information existant et suffisamment ouverte pour pouvoir intégrer les autres applicatifs.

Après une première phase exploratrice, entre le mois de novembre 2006 et la fin 2007, avec d’autres Unions agricoles françaises, afin de pouvoir définir des règles de gestion pour son projet informatique, Michel Le Friant est arrivé à la conclusion qu’il était nécessaire d’adopter une démarche itérative en partant des solutions informatiques existantes installées chez les membres de Caliance et d’intégrer progressivement la nouvelle solution. Jusqu’à juillet 2009, l’informatique de Caliance a donc fonctionné sous cette forme.

Une simplification de la saisie

En septembre 2008, un appel d’offre tenant compte d’un cahier des charges opérationnelles en fonction des retours du terrain, a été ensuite adressé à 4 éditeurs de progiciels informatiques verticaux sélectionnés en raison de leur connaissance du secteur agricole. Deux d’entre eux ont été retenus pour la seconde phase d’entretien, mais également de démonstration sur sites déjà installés avec leurs solutions. Dans le cas de l’éditeur aquitain Deal Informatique dont l’un des clients Vegam, était membre de Caliance et très satisfait de l’outil Nathalie, la procédure fut plus simple. Michel Le Friant fut séduit par le fonctionnement de cet outil en mode full-web, son adaptation à des contraintes logistiques particulières, la simplicité des dépôts et la saisie pour tout opérateur quel qu’il soit (intérimaire, permanent…), la saisie par écran et une traçabilité par login, la mise à égalité toutes les exploitations partenaires de Caliance tout en respectant l’identité de chaque entreprise…Une fois choisie la solution Nathalie de Deal Informatique (rebaptisé ensuite Caliance Céréale), un calendrier de déploiement de la solution prévoie de démarrer Nathalie Apports entre le 1er mai et le 1er juillet 2009 par les modules Facturation, Vente, Expédition et logistique. En effet, cette période de l’année est exclusivement dédiée à la vente des céréales, la collecte commençant en juillet. Pour pouvoir vérifier la pertinence des modules Achat/Gestion Stock de Nathalie Apports et sa résistance aux montées en charge, une « collecte test » fut organisé le 18 juin 2009 pour les futurs « super-utilisateurs » de la solution. Elle a consisté à simuler une série de livraisons de céréales dans plusieurs coopératives équipées d’un système de saisie (300 sites en totalité concernés par l’application). Une bonne manière de vérifier le bon fonctionnement en réseau et la résistance sous pression de flux, quelque soit la localisation des opérateurs. Cette campagne de « collecte test » fut un vrai succès et a permis à l’ensemble des coopératives agricoles de vérifier la solidité de la solution informatique sélectionnée. Au 1er juillet 2009, tous les opérateurs étaient à niveau sur Nathalie Apports. Une fois la solution installée, une moisson en condition réelle fut effectuée de fin juin à septembre 2009 et, à part quelques pannes de requêtes rapidement corrigées, surtout liées à la complexité des logiciels et systèmes interfacés à l’outil de Deal, ce fut encore une fois un succès. Michel Le Friant regarde déjà vers l’avenir. La prochaine étape va consister à étendre Caliance Céréales aux usines et aux autres structures qui ont prévu de rejoindre Caliance dès cette année.