Où commence et où s’arrête l’archivage électronique ?

L’archivage de contenus électroniques peut se définir comme l’ensemble des actions, méthodes, processus et outils permettant la conservation de manière sécurisée des contenus électroniques ayant été préalablement identifiés et classés. L’archivage rend possible un accès contrôlé à la consultation de l’information mais interdit toute opération touchant à son intégrité. Par ailleurs, l’archivage répond en général à des contraintes légales ou structurelles nécessitant le respect de méthodes et règles organisationnelles. L’archivage fait donc appel à des techniques de stockage adaptées à une conservation sur de longues durées, contrairement à la sauvegarde qui assure la conservation de données modifiables sur des durées limitées.La GED, ou GEIDE (gestion électronique d’informations et de documents), regroupe, quant à elle, les techniques permettant de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents et informations provenant des applications du système d’information. La différence notable réside essentiellement dans le fait que la GEIDE focalise souvent sur la partie acquisition, numérisation, ainsi que sur la gestion du cycle de vie d’un document. La GEIDE apporte des fonctions de gestion des workflows, des révisions, des approbations, et de la publication ainsi que des contrôles d’accès associés. Ainsi, contrairement à l’archivage électronique, la GEIDE peut permettre de définir des durées de conservation au niveau utilisateur, donner des fonctions de gestion de la vie du document sous la responsabilité des utilisateurs comme la purge de documents par exemple. L’utilisateur peut également choisir son plan de classement ou adapter un modèle de plan proposé par l’administrateur. Sur ce dernier point, l’archivage stipule un plan de classement rigoureux. L’archivage vise donc à créer un fond documentaire sécurisé pour l’entreprise, là où la GEIDE apportera plutôt une gestion au quotidien des documents dans les affaires courantes de l’entreprise.