Logiciels et travail collaboratif

Les objectifs sont multiples mais servent principalement à :

• l’amélioration de la transmission de l’information au travers d’outils bureautiques (mail, agenda, fichiers…) ;
• une optimisation de la gestion des ressources documentaires ;
• une valorisation des relations sociales au sein de l’entreprise ainsi qu’avec des collaborateurs extérieurs.

Il en découle un perfectionnement de la gestion des connaissances. Le savoir se transmet plus aisément et permet un gain de temps pour les organisations. La conduite de projet, par voie de fait s’en trouve bien souvent facilitée.

Les logiciels de travail collaboratif sont les outils indispensables à l’accomplissement de ces objectifs. Selon une récente étude IBM, ils seraient même un vecteur d’accélération de l’innovation et augmenteraient la compétitivité. De nombreuses personnes estiment que les meilleures idées émergent grâce aux interactions entre collègues. Les logiciels rendent possible la connexion entre les personnes dispersées géographiquement et les ressources qu’elles emploient, et ce en temps réel. L’un des enjeux étant de faire travailler en parallèle des employés sur une même tâche afin d’y apporter une valeur ajoutée.

Tout le monde s’y met, y compris les enseignes de distribution. On pense inévitablement à Symply Market qui a lancé sa propre plateforme en 2010. Créée pour favoriser les échanges parmi 14 000 collaborateurs répartis sur 300 sites français, il donne toute liberté à un employé de s’informer sur la vie de l’entreprise, de donner son opinion via un pseudonyme. Il remplit aussi une fonction sociale puisqu’il est possible d’y ajouter des photos et des informations personnelles, même en dehors des horaires de travail.

Les réseaux sociaux d’entreprise sont la parfaite illustration de la réinvention du travail collaboratif. Au service des employés et des entreprises, ils se révèlent être un nouvel espace de travail. À l’origine de nouvelles idées et d’association de savoirs, ils permettent de cueillir le fruit d’une réflexion collective.

Rien de vraiment nouveau là-dedans. Le travail en équipe existe depuis longtemps. Néanmoins, l’évolution des technologies et l’arrivée du Web 2.0 ont changé la donne. Certains prêtent aux années 80/90, la naissance des premiers outils collaboratifs, appelés « groupwares » ou « collecticiels ». Le logiciel Lotus Note qui permet le partage des messageries et des agendas fait ainsi figure de précurseur.

Les groupwares favorisent le travail collaboratif. Ils sont de deux types, « ouverts » ou « fermés ». Dans le 1^er cas, l’accès y est libre et chacun peut s’y joindre. Les groupwares fermés, quant à eux, ne sont constitués que par les administrateurs. Eux seuls ont la possibilité de les remanier. La visibilité est un critère qui peut être défini. Tout comme la lecture ou l’écriture. Un travail peut ainsi être rendu public en lecture seule afin que des suggestions soient apportées.

Le partage d’informations et de travaux est essentiel à la communication et à la productivité des entreprises. Les logiciels de travail collaboratif ajoutent une interactivité synonyme de dynamisme et d’amélioration continue et source d’innovation.

Exemples d’outils de travail collaboratifs :

• Wikipédia est une encyclopédie libre enrichie régulièrement par les internautes ;
• Lotus Note est un logiciel utilisé par les entreprises pour optimiser l’échange d’informations, particulièrement via les courriels ;
• Basecamp est un outil utilisable à partir d’internet qui permet de gérer des projets tout en les suivant. En outre, il s’agit aussi d’une plateforme de discussion et de distribution centrales de tâches ;
• SGC ou Système de gestion de contenuest une famille de logiciel qui permet au travers d’interface web de gérer du contenu à plusieurs et en temps réel ;
• Google Cloud Connectoffre la possibilité de travailler à plusieurs sur le même fichier pour peu que celui-ci soit stocké…sur le cloud ;
• GoogleDocsest un logiciel de bureautique en ligne ;
• Google Driveest une application qui permet de stocker des documents en cloud et de les modifier à plusieurs mains ;
• Microsoft Office 365utilise les mêmes fonctions que Google Drive mais dispose d’une version payante axée vers les professionnels ;
• On note également les sites de mise en ligne de fichiers tels que Youtube, Flickr, vimeo… ;
• Parmi les réseaux sociaux d’entreprise, on retrouve Yammer, Sharepoint, Chatter… ;
• dotProject est un logiciel open source comportant une application GANTT, outil permettant de modéliser la planification de tâches nécessaires à la réalisation d’un projet.

Par Sébastien Tribot, journaliste scientifique