L’automatisation du lettrage et ses conséquences sur la trésorerie

Avec ses 60.000 factures par an, ce sont pas moins de 35.000 règlements, chèques, effets et virements émanant de 4.000 clients que doit traiter en flux continu le service comptable de Leader Interim, 3e société indépendante du marché de l’intérim en France. Le tout pour le compte des 80 agences locales. En 2009, le service utilisait le logiciel  Sage ligne 500 mais il ne répondait plus aux contraintes d’une organisation ayant connu une croissance exponentielle ces dernières années. Beaucoup trop de temps était consacré à la saisie des règlements et au lettrage. Une tâche certes essentielle au fonctionnement de l’entreprise, mais peu évolutive pour ceux qui en sont responsables, et source d’inévitables erreurs.Après avoir interrogé son fournisseur habituel qui proposait un développement spécifique, Leader Interim finalise un appel d’offres pour dématérialiser cet aspect crucial de son fonctionnement comptable : le traitement des règlements clients. Des solutions packagées qui ont fait leur preuve, existent sur le marché, mais c’est le duo technologique DIMO Gestion et ReadSoft qui a remporté le projet. Cette solution permet en effet une gestion de bout en bout : de la capture des informations (lecture automatique de tous les documents entrants : factures, courriers, formulaires, bons de commande, moyens de paiement) avec les technologies ReadSoft, aux traitements comptables avec GEC Lettrage de DIMO Gestion qui permet de pointer facilement et rapidement les règlements des clients avec les factures correspondantes.Grâce à ce partenariat technologique, la solution rend toute étape de saisie inutile, la récupération des informations se faisant automatiquement. C’est d’abord une solution d’amélioration de la productivité : l’automatisation de 90 % du poste lettrage (virements, avis de VCOM, chèques et effets) est possible, avec un traitement manuel optimisé grâce à un assistant de lettrage pour les cas les plus complexes.Mais c’est aussi une solution d’amélioration de la trésorerie, car tenir sa comptabilité clients à jour au quotidien n’est pas sans incidence sur ce poste ! Les directions financières y voient tout de suite l’opportunité de faire baisser l’encours clients et le DSO (Days Sales Outstanding), un ratio de pilotage important….  » La saisie des règlements a un impact sur la trésorerie, le service comptable, et l’ensemble de nos agences. C’est un projet transversal, confirme Jérome Heraud, Credit Manager chez Leader Interim. Le projet a été mené rondement. Nous sommes en phase de production et les formations vont démarrer. Le timing était serré, les intervenants ont été impliqués et disponibles. Ils nous ont livré une solution dans les temps qui correspond exactement à notre cahier des charges », poursuit-il.  Le déploiement qui concerne 8 comptables, 3 trésoriers et 3 personnes du crédit client, est en cours après une signature fin décembre 2009.Par Marc Chabreuil