La pratique de l’archivage électronique progresse

L'archivage de contenus électroniques n’en est plus, comme en 2007, à ses prémices. Une nouvelle étude de Markess International montre une progression de cette pratique. Elle devient également plus stratégique, en raison notamment, de la présence croissante de contenus électroniques à valeur probatoire.

L’archivage électronique n’est plus une démarche anecdotique. Elle s’installe progressivement dans le quotidien des organismes privés et publics note Markess International dans son étude de 2010. Ainsi, sur l’échantillon de 150 organisations interrogées début 2010, 48 % déclarent archiver régulièrement des contenus électroniques, 17 % disent le faire de façon occasionnelle et 22 % indiquent avoir un projet d’archivage électronique d’ici 2012. Des chiffre qui varient toutefois selon les profils.Déjà relativement matures en 2007, les secteurs de la distribution, du commerce, ainsi que des opérateurs de services (télécommunications, énergie, traitement des déchets, etc.) continuent à connaître une croissance. Pour ces secteurs, confrontés à de forts volumes de documents et contenus électroniques, il s’agit notamment de mettre en place les dispositifs d’archivage exigés par la loi lorsque le format électronique prend le pas sur le format papier.L’explosion du volume de données électroniques ces dernières années a inévitablement poussé les organisations à réviser les processus associés à la gestion de ces données et à prendre en compte le contenu électronique dans l’intégralité de son cycle de vie, jusqu’à son archivage. La majeure partie des contenus électroniques n’étant pas considérés comme des contenus » vivants « , leur archivage (voire leur destruction) devient impératif afin, notamment, de réduire les coûts associés à leur conservation dans les systèmes d’information et de favoriser également l’efficience de ces systèmes. Au‐delà de ces préoccupations, d’autres facteurs militent pour l’usage de l’archivage électronique. Ces éléments relèvent autant de la gestion de contenu (besoin de faciliter la recherche d’information au sein des contenus archivés), de la sécurité (volonté de sécuriser les contenus, de préserver l’intégrité des informations sur de longues périodes) et du contexte légal et/ou réglementaire dans lequel 65 % des organisations interrogées voient un déclencheur de leurs projets.Afin de se conformer aux exigences imposées par la loi, ou par des réglementations relatives à certains métiers ou secteurs d’activité, les organisations doivent intégrer la notion de valeur probatoire à leurs projets d’archivage. Pratiqué par 35 % des organisations interrogées en 2010, l’archivage de contenus à valeur probatoire devrait concerner 71 % des organisations interrogées d’ici 2012. En tête des contenus pour lesquels un archivage à valeur probatoire est jugé nécessaire figurent les factures, clients ou fournisseurs et les bulletins de paie.Preuve également de l’intérêt croissant des organisations pour l’archivage électronique, les projets qui étaient souvent cantonnés aux seules directions informatiques en 2007, remontent désormais, peu ou prou, au niveau des directions générales. Ils sont ainsi menés au plus haut niveau, avec un périmètre plus global au niveau des organisations. Pour autant Hélène Mouiche, Chargée d’Etudes Senior chez Markess International constate que » dans une majorité des organisations interrogées, de multiples solutions sont utilisées pour l’archivage des contenus. Dans la plupart des cas, il s’agit d’un module d’archivage inclus dans une solution couvrant un périmètre plus large telle qu’une solution de gestion de contenu (GED, gestion de contenu, gestion documentaire) ou une solution métier (RH, finance, achats, vente, etc.). Un tiers des organisations indiquent, quant à elles, recourir à une solution dédiée à l’archivage de contenus électroniques, parfois en complément d’un recours aux modules précédemment cités. « Par Marc Chabreuil