La dématérialisation fiscale accessible aux PME et TPE ?

Transmettre par e-mail et sous forme PDF ses factures à ses clients est une source d’économie alléchante. L’émetteur économise les frais d’affranchissement et reporte les coûts d’impression sur le client. Cette pratique est valable pour des clients « particuliers » mais, entre entreprises, elle est dangereuse car elle déroge au cadre de dématérialisation défini par le Code Général des Impôts (articles 289 bis et 289-V).

La dématérialisation des factures entre les entreprises est avant tout un sujet fiscal. En effet, la facture remplit trois rôles. C’est d’abord un document commercial. Ensuite c’est une pièce comptable centrale qui détermine le chiffre d’affaire et le résultat (donc l’impôt). Enfin, et surtout, c’est un document fiscal à la base de la collecte de la TVA. Et cela tant pour l’émetteur de la facture que pour son destinataire.

Les règles pour dématérialiser des factures entre entreprises diffèrent de celles avec des particuliers qui ne déduisent pas la TVA ni ne sont imposés sur leur bénéfice. Entre entreprises, l’envoi d’un PDF par e-mail est une bombe à retardement fiscale pour les deux parties car l’identité de l’auteur du PDF et l’intégrité de son contenu ne sont pas garanties. L’administration fiscale peut donc mettre en cause les montants de TVA et redresser l’émetteur de la facture, comme son client, sur les montants de TVA mais aussi sur leur impôt.

Pour autant les gains de la dématérialisation sont évidents et considérables pour les entreprises : réduction des coûts opérationnels (moins de papier, d’impressions, de manipulations, de courriers…), réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise, contribution au développement durable, gains de temps et de fiabilité dans la transmission des factures (traçabilité), fiabilisation des données échangées… Surtout, dans le cadre de la dématérialisation à valeur légale qui permet la suppression totale du support papier tant par l’émetteur de la facture que par son destinataire.

Pas de coût de mise en œuvre

Pour répondre à la demande croissante des entreprises de dématérialiser leurs factures, Qweeby lance une offre de dématérialisation fiscale de factures par voie e-mail conforme à l’art. 289 V du CGI  adaptée à toutes les entreprises. Facile à mettre en œuvre, opérationnelle immédiatement, totalement en mode SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire sans coûts de mise en œuvre et paiement à la consommation, la solution Qweeby, compatible avec tous les outils de gestion commerciale et de facturation, apporte à l’émetteur de la facture comme à son destinataire le respect du cadre fiscal de la dématérialisation : authentification du PDF par signature électronique, intégrité dans le temps du PDF par archivage dans un coffre fort électronique à valeur légale et transmission par un e-mail tracé.

La dématérialisation se réalise directement sur le poste de travail de l’émetteur sans requérir la moindre connexion à un site Internet ou la réalisation d’opérations fastidieuses. Il suffit à l’émetteur de remplacer l’adresse postale de son client par une adresse e-mail de transmission. Le PDF émis par l’outil de facturation est récupéré directement par la solution Qweeby qui le propose à l’émetteur pour l’apposition de la signature électronique. Dès la signature validée, la solution Qweeby transmet automatiquement, sans intervention manuelle, la facture signée à la plateforme Qweeby qui la dépose sur le coffre fort électronique à valeur probatoire de l’émetteur (et du destinataire lorsque ce dernier en possède un) et l’achemine de manière tracée par voie e-mail au destinataire indiqué dans le facture.

Trois clics et la saisie du code de signature suffisent pour que la facture soit dématérialisée fiscalement et transmise en totales sécurité et traçabilité à son destinataire. Le respect du cadre légal rend les
impressions papier et l’archivage matériel totalement inutiles : le fichier électronique (PDF avec signature) constitue l’archive légale de la facture pour les deux parties (émetteur et destinataire). Qweeby permet également à l’émetteur de mettre en œuvre la dématérialisation fiscale de facture avec des grands donneurs d’ordres tels qu’Auchan France.