Comment se mettre en conformité avec la réglementation NF-e

« Il est presque impossible pour un système ERP d’anticiper toutes les réglementations gouvernementales en cours d’élaboration dans le monde entier », déclare David Cottongim, directeur du service Finance Applications and Development chez Sony DADC, fournisseur de technologies et de solutions dans le domaine des supports optiques. Pourtant, « une société internationale doit pouvoir adapter ses processus de manière agile et avec une incidence minimale sur son infrastructure informatique », poursuit David Cottongim dont la société a dû se se mettre en conformité avec les obligations de la réglementation NF-e (Nota Fiscal Eletronica) du gouvernement brésilien.

Le Brésil, huitième puissance économique du monde, exige en effet une confirmation numérique de la réception des documents fiscaux pour la plupart des marchandises, avant que celles-ci puissent être expédiées dans le pays. Selon le ministère brésilien des Finances, plus de 1,8 milliard de documents NF-e ont été émis au Brésil, couvrant plus de 39 000 milliards de dollars de marchandises. Plus de 400 000 sociétés du monde entier doivent respecter les réglementations NF-e brésiliennes.

Concrètement, la nouvelle loi impose à toutes les entreprises opérant au Brésil, d’établir leurs factures au format électronique XML et de les faire valider par le Ministère des Finances (Ministerio de Fazenda ou SEFAZ) avant que le transport des marchandises ou la prestation de services n’ait lieu. Après validation de la facture, le SEFAZ génère une lettre d’autorisation, matérialisée par un code à barres. Chaque envoi est associé à un document spécifique – le DANF-e (Digitally Authorised NF-e) – qui se présente sous la forme d’un bon d’expédition sur lequel figure clairement ce code à barres. En cas de non-respect de ladite procédure, les entreprises contrevenantes sont soumises depuis la fin 2010 à une pénalité. Sachant que la plupart des ERP ou autres systèmes informatiques de gestion d’entrepôt et de logistique n’ont pas été conçus pour répondre à cette nouvelle réglementation, les entreprises ayant une activité au Brésil doivent impérativement mettre à jour leurs systèmes informatiques pour s’y conformer.

Les cinq étapes du processus de la réglementation NF-e

L’an dernier, Sony DADC a donc fait l’acquisition d’iBOLT, de Magic Software Entreprises, en vue de se mettre en conformité avec les obligations de la réglementation NF-e, mais, depuis, il a étendu son utilisation à d’autres domaines. Pour Sony DADC et de nombreuses entreprises, le défi qui consiste à adapter ses systèmes d’information pour répondre aux exigences des différentes réglementations gouvernementales existant dans le monde, met en évidence la nécessité d’une plateforme d’intégration telle qu’iBOLT. Cette solution qui permet d’émettre des documents NF-e et de gérer les demandes et les reçus DANFE, est également capable de se connecter aux ERP et d’orchestrer l’ensemble du processus automatisé, relatif aux documents NF-e.

iBOLT gère les cinq étapes du processus de la NF-e :

• 1°) Le vendeur sollicite auprès des autorités du Ministère des Finances (SEFAZ)  une demande d’autorisation de NF-e, qu’il va signer électroniquement. Il crée une

« nota fiscal dans son ERP qu’iBOLT convertit au format XML demandé par le SEFAZ et l’envoie sur le réseau de de Magic Software. Là, elle est traitée, signée électroniquement, sa conformité est validée et elle est transmise en temps réel aux serveurs du SEFAZ pour approbation ;

• 2°) Après approbation de la signature digitale, le SEFAZ enregistre la demande et accorde une autorisation de NF-e au vendeur. Le vendeur est maintenant en mesure d’expédier ses marchandises. L’autorisation transmise par le SEFAZ est envoyée automatiquement à iBOLT qui la répercute dans l’ERP et/ou le WMS en validant le bon de commande en attente, ce qui a pour conséquence d’autoriser l’envoi des marchandises. Le processus est terminé pour le vendeur ;
• 3°) L’administration fiscale contrôle les marchandises et vérifie la NF-e puis envoie une demande de validation de DANF-e (Digitally Authorized NF-e) au SEFAZ qui la lui retourne au format électronique ;
• 4°) Les marchandises sont expédiées à l’acheteur. ;
• 5°) Dès la livraison, l’acheteur valide la NF-e et informe le SEFAZ de la bonne réception des marchandises. Si, pour une raison ou une autre, le SEFAZ n’est pas joignable, le système génère un document DANFE temporaire qui devra par la suite être enregistré auprès du SEFAZ.

« Le processus tout entier se déroule de façon rapide et sécurisée, en parfaite harmonie avec notre logiciel de gestion », commente Gilberto Talaquia, directeur de Conquest Soft Drinks (Refrigerantes Conquest). « Nous avons choisi iBOLT car cette solution répond efficacement à nos besoins. Ce projet faisait partie d’une stratégie recommandée par notre fournisseur d’ERP, qui consistait à émettre les documents NF-e à l’aide d’un outil d’intégration. Maintenant nous pouvons même utiliser iBOLT pour intégrer d’autres processus dans notre société, par exemple entre les lecteurs optiques d’étiquettes utilisés dans l’industrie alimentaire et notre système d’information centralisé. »