Comment définir la procédure de maîtrise des documents ?

La procédure de maîtrise des documents est une des procédures obligatoires de tout système de management (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001...). Que faut-il définir dans la procédure de maîtrise des documents ? Que signifie la revue documentaire ? Explications.

Pourquoi une procédure de maîtrise des documents?

Dans tout système de management (qualité, environnement, sécurité…), il est important de maîtriser non seulement les documents crées en interne (procédure, instruction, par exemple), mais également ceux qui proviennent de l’extérieur (normes liées aux produits, réglementations, informations clients, par exemple).

Quels mécanismes faut-il maîtriser?

Toute information utilisée dans le cadre des activités d’un organisme doit être exacte afin d’éviter toute situation non conforme. Pour cela, il est important de maîtriser les mécanismes suivants :

Pour les documents internes

Approuver les documents avant diffusion : L’information doit être exacte.
Identifier les modifications apportées aux documents ayant été modifiés : L’information modifiée doit être facilement identifiable pour le lecteur.
Assurer la disponibilité des documents applicables : L’information doit être accessible pour le lecteur. Aucune ambiguïté ne doit exister quant à la version du document. Le document est dans sa bonne version.
Identifier les documents périmés seulement s’ils cohabitent avec les documents applicables : L’information doit être exacte.

Pour les documents externes

Identifier les documents d’origine externe utiles à l’entreprise : interaction avec les clients, les fournisseurs, les parties intéressées en général.
Diffuser les documents aux personnes concernées : L’information doit être exacte.

Que faut-il comprendre du mot « revue »?

L’exigence des référentiels de management (ISO 9001, ISO 14001…) évoque le terme de revue : « Revoir, mettre à jour si nécessaire… » selon l’ISO 9001 : 2008. Le terme de revue documentaire est un mécanisme permettant de s’assurer que le document est toujours valable en terme de contenu. Dans l’absolu, et vous avez raison, on ne devrait pas effectuer de revue documentaire. Si une activité évolue ou si une information externe évolue, nous devons toujours nous poser la question suivante : Cet événement a t-il un impact sur la documentation applicable ?

C’est vrai, mais dans la réalité on s’aperçoit que les documents « dérivent » dans le temps. Le mécanisme de revue permet ainsi de s’assurer que la documentation applicable est toujours exacte. Il faut donc définir la responsabilité de la revue documentaire dans votre procédure. Dans la pratique, c’est le rôle du pilote de processus.

Remarque : Ce n’est pas le rôle de l’audit interne de faire la revue documentaire d’un processus. Il ne faut pas se tromper sur la finalité de l’outil d’audit : Réussir les audits internes en 4 étapes

Comment simplifier la maîtrise des documents?

La meilleure façon de simplifier la maîtrise documentaire est de dématérialiser la documentation, en utilisant un espace disque sur le réseau informatique de l’entreprise. Cela va vous garantir un lieu unique pour trouver l‘information pertinente. En déclarant cette « zone », en lecture seule (gestion des droits des répertoires), vous allez pouvoir garantir que les documents applicables sont maîtrisés. Donnez les droits à quelques personnes. Pourquoi pas les pilotes de processus?

Il existe également des applications logicielles permettant de gérer les documents (version, workflow d’approbation, …). Dans tous les cas, allez-au plus simple dans la solution mise en œuvre pour la gestion de votre documentation. Vous pouvez vous affranchir des signatures des documents, dans la mesure où vous définissez clairement les responsabilités liées à la maîtrise documentaire.

Donnez un titre à un document, mettre en place une pagination par lot ( page x/xx) et une version (numéro et/ou date du document) sont les éléments nécessaires et suffisants pour garantir une maîtrise documentaire.