A l’heure de la reprise des projets ERP, notamment grâce à leur développement dans les entreprises du Middle Market, force est de constater que ces derniers s’enrichissent constamment en intégrant un ensemble d’outils à valeur ajoutée permettant de décloisonner et d’optimiser le traitement de l’information. Parmi ces derniers, se distinguent notamment les outils de workflow et de BPM. C’est finalement avec la démocratisation des solutions ERP et BPM que les notions de gestion et de circulation des documents, mais également de traçabilité ont commencé à prendre du sens.
Dans un premier temps, il convient de donner une brève définition du champ d’intervention des approches ERP et BPM. Un ERP ou progiciel de gestion intégré est un logiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise, en intégrant l’ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable, financière, mais aussi la vente, la distribution, l’approvisionnement, la production, le commerce électronique.
Le BPM (Business Process Management) est une approche consistant à modéliser informatiquement les processus métiers de l’entreprise, aussi bien dans leur aspect applicatif qu’humain. L’objectif de cette démarche est d’aboutir à une meilleure vue de l’ensemble des processus métiers de l’entreprise, de leur avancement et de leurs interactions. Le BPM permet la modélisation et la gestion informatique de l’ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus métier. Il offre, notamment, la possibilité de décrire le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les modes de validation et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de ses tâches affectées.
Combiner BPM et ERP
En raison des évolutions technologiques et comportementales majoritairement liées à la multiplication des échanges dématérialisés et de l’usage massif des systèmes de gestion, les entreprises cherchent aujourd’hui à s’appuyer sur des infrastructures combinant gestion des processus métier (BPM) et ERP.
Véritable enjeu de productivité pour les entreprises, l’intégration de ces systèmes leur permettra d’optimiser leurs processus de gestion, tout en connaissant le statut d’avancement de ces derniers (en validation, traité…). Les processus de gestion deviennent totalement dynamiques. BPM et ERP sont donc complémentaires dans les faits, mais souvent encore déployés indépendamment. On constate néanmoins différentes initiatives qui tendent à donner plus de sens à la gestion de document.
Cette évolution a également été portée par différents secteurs d’activité, notamment les grands groupes industriels, les directions de production et les directions achats qui, de par la nature de leurs activités et leur organisation, recherchent constamment à améliorer leur processus de travail et à le structurer (gestion des autorisations, circuits d’approbation…).
Séduisante , cette unification de l’ERP et du BPM est pour autant un chantier complexe à mettre en œuvre et était historiquement destinée aux grands comptes. Pour garantir la pertinence d’un déploiement de ce type, il est important de bien préparer en amont son projet et de l’aborder par le prisme fonctionnel et technologique. Véritable révolution sur le marché, l’approche de gestion unifiée, prônée par les DSI, devrait donc rapidement se démocratiser et passer d’un stade de projet à une réalité opérationnelle.
Il reste néanmoins à faire évoluer les mentalités, notamment celle des fournisseurs, et associer leur savoir-faire en amont du processus de développement afin de proposer des offres cohérentes et intégrées. Portées par la croissance des demandes émises sur le marché, on constate donc que nombre de plates-formes tendent désormais à réunir l’approche ERP et BPM. A n’en pas douter, cela devrait s’intensifier à court terme et devenir un pré requis dans les demandes des DSI.