Chiffre clé : où en est l’archivage des e-mails dans les entreprises françaises ?

Face au nombre croissant d’e-mails reçus chaque jour par les entreprises, l’archivage des courriers électroniques s’impose. Mais combien d’organisations le font réllement en France et comment ? L’enquête réalisée entre janvier et février 2009 par Markess International auprès de 210 responsables d’organisations privées et publiques livre quelques éléments de réponse.Premier constat : finalement, encore très peu d’entreprises et d’administrations françaises ont mis en place de telles procédures. En effet, seules 14% d’entre elles archivent déjà tout ou partie de leurs courriers électroniques, les meilleurs élèves étant les banques, les assurances et les organisations ayant déjà archivé d’autres contenus électroniques. Un chiffre auquel vient s’ajouter quelques 8% de sociétés qui déclarent être en cours de déploiement de telles solutions.Toutefois, si ce chiffre peut paraître faible, la prise de conscience est bien réelle. Près d’un tiers des responsables d’organisations interrogées par Markess International, en particulier dans l’industrie et les administrations publiques, déclarent avoir des projets en ce sens. Pour 22% d’entre elles, ils se concrétiseront d’ici 2011, les 10% restant, prévoyant des délais plus longs.Cet archivage répond pour plus de la moitié des organisations à trois types de motivations.La première est d’ordre économique. Il s’agit pour l’essentiel de réduire les coûts de stockage induits par l’augmentation du nombre d’e-mails et d’augmenter la productivité d’une recherche. Ces projets sont souvent initiés par les directions informatiques.La deuxième répond à des contraintes réglementaires (telles que SOX – loi Sarbanes-Oxley -, Bâle 2, etc.). Ces textes obligent en effet certaines entreprises à conserver des e-mails et leurs pièces jointes (factures, etc.) en cas de contrôle externe. Ce sont alors les directions des ressources humaines ou la direction des affaires financières qui sont à l’origine de ces projets.Enfin, la troisième est d’ordre probatoire. L’archivage est alors utilisé de manière préventive pour se protéger en cas de litige.