8 erreurs à éviter lorsqu’on anime une réunion

• 1) Ne pas fixer d’ordre du jour

En 2010, le cabinet Robert Half publiait une étude indiquant que près de 40% des salariés mettaient le manque d’efficacité d’une réunion sur le compte de l’absence d’ordre du jour. En effet, le minimum est d’indiquer aux participants les sujets qui vont être abordés. Cela permet à chacun de se préparer pour proposer des interventions pertinentes.

• 2) Convier des personnes non concernées par le topic

Il est admis que pour permettre une prise de décision efficace, le nombre de participants ne doit pas excéder une dizaine de personnes. Au-delà, difficile de trouver un consensus. Inutile donc de rameuter tout l’étage. De plus, les personnes non concernées peuvent interférer dans le débat sans avoir les compétences pour le faire, de quoi agacer tout le monde.

• 3) Minimiser l’intérêt de la réunion

Ne ratez pas votre intro. Evitez les phrases du genre « c’est une petite réunion », « cela ne durera pas longtemps », cela dévalorise la rencontre. Dans la même ligne, ne reculez pas devant la moindre objection. Si vous avancez une idée, c’est qu’elle mérite au moins d’être débattue. Faites-vous confiance, sinon vous perdrez en crédibilité et démotiverez vos troupes.

• 4) Ne pas fournir de support visuel

Difficile de suivre le déroulé d’une réunion sans aucun support. Vous pouvez distribuer un ordre du jour en début de réunion, et/ou vous appuyer sur une présentation powerpoint qui illustrera vos propos et permettra de faire vivre la discussion de façon organisée.

• 5) Ne pas stopper les débordements

Parfois, les discussions peuvent s’enflammer, ou s’éloigner du sujet principal. A vous d’intervenir pour temporiser et recentrer les débats. Attention aussi à ce que tout le monde s’exprime et que la discussion ne se limite pas à un ou deux intervenants qui dominent l’échange.

• 6) S’éterniser des heures

D’après un sondage de l’Ifop publié fin mars, si une réunion dure plus de 52 mn, les cadres n’écoutent plus rien et préfèrent se consacrer à l’envoi de SMS ou aux échanges de mails. Or, toujours d’après cette étude, une réunion dure en moyenne 1 heure et 19 minutes, soit 27 minutes de trop ! Alors inutile de faire traîner les débats.

• 7) Bâcler la conclusion

A la fin de la réunion résumez les points abordés, les décisions prises et celles en suspens. Ce bilan est essentiel pour valider la pertinence de la réunion, chacun ayant bien en tête les avancées réalisées. Comme quoi cette réunion était utile.

• 8) Organiser réunion sur réunion

Les  cadres français passent en moyenne 23 jours par an en réunion. Cette réunionite est un mal bien français puisque 70% des entreprises françaises organisent 7 réunions/sem contre seulement 55% des entreprises européennes. Pourtant, de nombreux salariés jugent ces réunions au mieux inutiles, au pire nuisibles car elle les retarde dans leur travail. Mieux vaut donc limiter les réunions.

Par Audrey Loubens